많은 조직에서는 매년 행사를 계획하거나 기념일이나 공휴일과 같은 특별한 행사를 계획합니다. 이러한 이벤트는 매우 성공적일 수도 있고, 이벤트 개최 목적 달성에 실패할 수도 있습니다. 이벤트의 성공 여부는 적절한 계획과 의사 결정을 통해 결정되는 경우가 많습니다. 향후 행사의 성공을 돕기 위해 행사를 계획할 때 고려해야 할 5가지 질문은 다음과 같습니다.
- 왜 행사를 개최해야 합니까?? 이 질문은 목표, 가능한 결과를 결정하고 이벤트의 전반적인 주제를 설정하는 데 도움이 됩니다. 행사의 목적이 설정되면 행사에 필요한 예산을 결정하고 여행 비용도 고려해야 합니다. 계획을 진행하기 전에 행사 예산과 목표를 파악하면 행사를 원하는 범위 내에서 유지하는 데 도움이 됩니다. 예산이 모든 것을 허용하지 않더라도 이벤트 목표를 놓치지 마십시오. 수용 가능한 대안이 있을 수 있으므로 모든 이벤트 요구 사항을 충족하기 위해 브레인스토밍을 진행하십시오.
- 행사에서는 어떤 일이 일어나야 합니까? 이에 대해 질문하고 답변을 브레인스토밍하는 것이 활동 당일의 의제를 만드는 첫 번째 단계입니다. 다음 단계는 사전 및 사후 작업은 물론 이벤트 내 작업을 포함하는 이벤트 할당에 대한 프로젝트 계획을 개발하는 것입니다. 연사, 발표, 비디오, 프리젠테이션, 전시회, 식사, 휴식, 표창 또는 시상식, 팀 빌딩, 재미있는 대화식 활동, 교육 세션 또는 토론 세션이 있습니까? 행사의 일부를 진행하기 위해 회의실 설치를 위한 특정 장비가 필요할 수 있는지 결정합니다. 행사에 사용할 수 있는 인쇄물 유형을 결정한 다음 이를 편집하고 적절한 사본과 커뮤니케이션을 준비하기 시작합니다.
- 이벤트에 누가 초대되어야 합니까? 특정 부서, 관리자 그룹, 하나 이상의 작업 팀, 개인 성취자 또는 회사 전체를 위한 것입니까? 이 행사가 주요 또는 잠재 고객과 공급업체를 초대하는 것을 고려할 만한 것입니까? 기조 연설자 또는 기타 특별 연설자가 이벤트에 참여해야 하는지 고려하십시오. 또한 행사의 성공을 위해 행사 기획자, 코디네이터, 진행자, 진행자 등 특별한 기술을 갖춘 인력이 필요한지, 아니면 사내에서 수행할 수 있는지도 확인합니다. 연사 또는 특별한 기술을 갖춘 사람이 필요한 경우 이를 위한 준비 방법과 이것이 예산에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 결정하십시오. 또한 이벤트에 참석하고 작업하는 사람들에게 어떤 통신문을 보내야 하는지, 어떤 후속 조치가 필요한지, 마감일은 언제인지 결정하세요.
- 행사를 개최하기에 가장 좋은 날짜와 시간은 언제입니까? 행사 목표를 달성하는 데 필요한 치아 길이를 결정한 다음 선호하는 날짜 옵션 3개를 선택하여 위치를 찾습니다. 이벤트는 반나절, 하루 종일 또는 며칠에 걸쳐 진행될 수 있습니다. 사전 계획을 세우면 원하는 기간 동안 행사를 위한 완벽한 장소를 찾을 가능성이 더 높아집니다. 날짜가 설정되면 잠재적인 참석자에게 커뮤니케이션을 보내서 일정에 표시할 수 있도록 하세요. 그런 다음 계속해서 이벤트에 대한 새로운 소식이 포함된 월별 알림을 보내 참석에 대한 관심을 유지하세요. 영업일 기준으로 행사 2~5일 전에 최종 날짜/시간/장소 알림을 보내시기 바랍니다.
- 행사는 어디에서 진행되나요? 이벤트와 참석자를 결정한 후 모든 요구 사항과 케이터링 옵션을 충족하는 장소를 선택할 수 있습니다. 행사 기간이 짧고 참가자가 가장 많은 지역이라면 지방에서 개최하는 것이 좋을지 생각해 보세요. 여행 요구 사항을 고려하고 지역 주민 및 지역 외부의 다른 사람들을 위해 해당 장소로 이동하기 위한 특별 지침을 전달하십시오. 행사가 며칠 동안 진행되고 선택한 장소가 작업 공간에서 멀리 떨어져 있는 경우에는 근무 시간 외 활동이나 오락도 고려해야 합니다. 장소를 선택하기 전에 일부 활동을 실외에서 할 것인지 아니면 모든 활동을 실내에서 할 것인지도 결정하세요.
특별 행사이든 연례 행사이든 조직 행사를 성공적으로 진행하려면 계획할 때 위의 5가지 질문부터 시작하세요. 이러한 질문과 관련 계획은 이벤트가 끝난 후 사람들이 왜 그곳에서 귀중한 시간을 보냈는지 모르는 실패자가 되는 대신 이벤트가 조직의 목표를 성공적으로 달성할 가능성을 높여야 합니다.
